ترلو؛ بهترین ابزار برای مدیریت تیم و پروژه‌ها

هر استارتاپ و کسب‌وکاری نیاز دارد تا پروژه‌ها و کارهای خود را مدیریت کند. همچنین بتواند با توجه به زمان، پول و سایر منابع اختصاص داده شده، بازدهی خود را ارزیابی کند. علاوه بر این، با توجه به شیوع ویروس کرونا و دورکاری بسیاری از کسب‌وکارها، نیاز به ابزاری که بتوان به بهترین نحو پروژه‌ها و تیم را مدیریت کرد، ضروری است.

شاید برای‌تان عجیب باشد؛ اما طبق تحقیقات دانشگاه MIT، تیم‌های مجازی بازدهی بیشتری نسبت به تیم‌هایی دارند که اعضا در کنار یکدیگر کار می‌کنند. البته این بازدهی در صورتی رخ خواهد داد که اعضای تیم به‌خوبی با هم ارتباط برقرار کرده و پروژه‌های (Task) خود را از راه دور مدیریت کنند.

ویژگی‌های نرم‌افزارهای مدیریت تیم و پروژه

همان‌طور که گفتیم هدف از این گونه نرم‌افزار‌ها، مدیریت پروژه‌ها، همکاری بهتر اعضای تیم با یکدیگر و در نهایت افزایش بهره‌وری است. بنابراین ویژگی‌ها و معیارهایی نیاز است تا به وسیله آن‌ها بتوان بهترین نرم‌افزار را انتخاب کرد. ویژگی‌های مهمی که برای انتخاب نرم‌افزار برتر باید در نظر بگیرید، به‌طور کلی شامل موارد زیر هستند:

• برنامه‌ریزی: بتوانید پروژه‌ها را تعریف و سازمان‌دهی کنید. همچنین آن را به اعضای مشخص واگذار کرده و برای آن سررسید (Deadline) تعیین کنید.
• میزان پیشرفت: بتوانید وضعیت پیشرفت، زمان اختصاص داده شده و تکمیل شدن هر پروژه را ببینید و بررسی کنید.
• گزارش: عملکرد کلی اعضا را بتوانید ببینید و با هم مقایسه کنید. همچنین میزان خروجی‌ها و زمانی که روی هرکدام اختصاص یافته است را بررسی کنید.
• ذخیره‌سازی: سازمان‌دهی و ذخیره کردن فایل‌ها و خروجی‌های پروژه‌ها برای استفاده مشترک یا استفاده از آن‌ها در آینده.
• ارتباط‌ گیری: برقراری تماس با سایر اعضای تیم یا پروژه، امکان نظر دادن (Comment) و بازخورد گرفتن اعضا از یکدیگر.
• امکان هماهنگ‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر: در یک شرکت، نرم‌افزارهای گوناگونی توسط تیم‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. هماهنگی نرم‌افزار مدیریت پروژه با این نرم‌افزارها باعث می‌شود که کارها راحت‌تر و سریع‌تر پیش رود.
• رابط کاربری: فضای کار کردن با نرم‌افزار و زیبایی‌های بصری و کاربرپسند بودن آن است. مثلاً بتوان از موارد مختلف مانند رنگ، برچسب، ستون‌های طبقه‌بندی و … برای تفکیک کارها استفاده کرد.

موارد بالا تقریباً تمامی ویژگی‌هایی بود که اکثر کسب‌وکارها به آن برای مدیریت تیم و پروژه نیاز دارند. شاید ویژگی خاص دیگری نیز باشد که تیم شما مشخصاً به آن احتیاج دارد. اما موارد کلی شامل ویژگی‌های فوق است. قطعاً هیچ نرم‌افزاری در تمامی ویژگی‌های ذکر شده بهترین نیست و هر کدام در یک ویژگی بهتر هستند.

13 نرم‌افزار برتر مدیریت تیم و پروژه

1. ترلو 
2. آسانا
3. اسلک
4. تسکولو
5. جیرا
6. تو دو ایست
7. ایرتیبل
8. کلیک آپ
9. ایرتیبل
10. فرید کمپ
11. پودیو
12. بیتریکس 24
13. هی اسپیس

ما در آیجیتالی طبق یک نظرسنجی انجام شده، لیست بهترین ابزارهای مدیریت تیم و مدیریت پروژه را لیست کردیم و از بین آن ها ترلو خواهان بیشتری داشت و تصمیم گرفتیم؛ برای این ابزار یک آموزش ویدئویی تدارک ببینیم که در ادامه از ثبت نام تا نحوه کار با این ابزار حرفه ای را آموزش می بینیم:

ترلو (Trello)

ترلو ابزاری ساده اما قدرتمند برای مدیریت پروژه است. این ابزار به اندازه‌ی کافی ویژگی و امکانات دارد تا بتوانید از آن در هر پروژه‌ای، از پروژه‌های بزرگ تجاری گرفته تا برنامه ریزی برای تعطیلات یا خرید هفتگی مواد غذایی استفاده کنید!

نقطه قوت ترلو همان سادگی آن است، که بر اساس لیست‌ها و کارت‌ها تقسیم بندی می‌شود. “لیست” در ترلو همان پروژه‌ای است که تعریف می‌کنید. تمام کارهایی که باید در هر پروژه انجام دهید، به شکل کارت در لیست تعریف می‌شوند. در هر پروژه، کارت‌ها را می‌توانید بر اساس کارهایی که باید انجام شود، کارهای در دست بررسی، کارهایی انجام شده و غیره تقسیم بندی کنید.

در هر کارت از پروژه، می‌توانید مواردی مانند بخش گذاشتن نظر و یادداشت و حتی چک لیست‌هایی که به هر فرد نشان می‌دهد چه کارهایی را باید انجام دهد را اضافه کنید. در هر پروژه، می‌توانید هر کارت را به یک شخص ارجاع دهید و برای انجام آن تاریخ ددلاین قرار دهید.

هر فرد بعد از انجام هر کارت می‌تواند با درگ کردن آن را بخش کارت‌های انجام شده انتقال دهد. این ابزار یک ابزار عالی برای مشخص کردن وضعیت پروژه و جلوگیری از کارهای تکراری است، اما به طور کلی جایگزین ایمیل یا هر پلت فرم ارتباطی که در محل کار دارید، نیست.

ترلو یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه برای استفاده شخصی رایگان است و هر فرد، می‌تواند در آن حداکثر ۱۰ پروژه تعریف کند. برای اینکه بتوانید در این ابزار پروژه‌های بسیار تعریف کنید، باید سراغ نسخه پولی آن بروید، که در نسخه پولی آن هم می‌توانید از این ویژگی استفاده کنید و هم تمپلیت‌ها و امکانات بسیار در آن برای شما باز می‌شود.

با تماشای ویدئوی مدیریت تیم و پروژه ها با ترلو همراه ما باشید:

در پایان اگر شما هم تجربه خوبی با هر یک از این نرم افزارها داشتید، با ما در قسمت نظرات در میان بگذارید و یا اگر ابزاری می شناسید که لایق قرار گیری در این لیست هست، برایمان معرفی کنید 🙂